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嘉定区档案局关于进一步加强建设工程项目档案工作的通知

日期:2018-06-14

    为进一步规范和加强全区建设工程项目档案的归档整理工作,确保建设工程项目档案的完整、准确、系统和安全,根据《中华人民共和国档案法》《上海市档案条例》《科技档案案卷构成的一般要求》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等有关规定,结合我区实际,制定本通知。

一、提高认识,加强领导

建设工程项目档案是本区进行项目决策、项目投资以及工程建设、运行、维护的真实记录,是重要的档案资源。建设工程项目档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则,纳入各单位档案归档和收集范围,建立工作网络,将档案工作纳入项目管理程序,纳入领导责任制和相关人员岗位职责,摸清工程项目数量和档案管理情况,对工程项目档案工作进行全过程跟踪监管和指导服务,督促推动项目建设单位建立健全项目档案工作管理体制、规章制度和业务规范,及时有效建立和开展档案工作。

二、依法治档,依规管理

依法治档是档案工作健康、持续发展的基本保障,根据档案法律法规的有关规定,项目建设单位对项目档案负有主体责任,应加强领导,组织协调内设部门和参建单位,按照“谁形成文件材料、谁立卷归档”原则,依据前期立项、设计阶段、施工阶段、竣工阶段这四个阶段来进行系统管理。

三、收集齐全,整理规范

归档文件材料收集、整理应符合以下要求:

(一)参考《嘉定区建设工程项目文件材料归档范围》(附件),将建设工程项目档案按各阶段产生的文件材料收集齐全,准确划分保管期限。

(二)按照国家有关标准与规范,分类整理,保持文件材料之间的有机联系和成套性,便于保管和利用。建设工程项目档案的保管期限为永久,具有重要凭证、依据和查考利用价值的应当永久保存。建设工程项目档案按照《科技档案案卷构成的一般要求》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的要求进行整理、归档;建设工程项目档案中的声像档案按照《上海市重要声像档案资料收集和移交试行办法》进行整理、归档。

(三)归档的文件材料原则上应是原件,无法提供原件的文件材料,应在复印件上明确与原件核对一致,并加盖公章;签章手续应完备,不得出现漏盖章、漏签名的现象;要做到字迹清楚、图样清晰、数据准确;文件内容应使用碳素墨水等耐久字迹材料书写或打印,禁用圆珠笔、铅笔或红蓝墨水等不耐久字迹材料书写。

建设工程项目档案整理完毕后归入各单位档案部门实行集中统一管理。

 

附件:《嘉定区建设工程项目文件材料归档范围》

 

                                              

                                                                                                                                                                                                                                                                            嘉定区档案局

2018年5月11日

 

 

 

附件:


嘉定区建设工程项目文件材料归档范围

序号

归   档   文   件

一.前期立项文件

立项文件

1

建设项目报建表

2

项目建议书审批意见及项目建议书报告和附件

3

可行性研究报告审批意见及可行性研究报告和附件

4

建设项目列入年度计划的申报文件

5

建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表

6

关于立项的会议纪要、领导讲话、专家建议文件

7

环境影响评价及卫生预评价报告及审批文件

8

调查资料及项目评估研究材料

建设用地、征地、拆迁文件

1

选址申请及选址规划意见通知书

2

用地申请报告及建设用地批准书

3

拆迁安置意见、协议、方案等

4

建设用地规划许可证的通知   

5

建设用地规划许可证及其附件

6

土地出让、转让合同及附件、土地招拍文件及拍卖、中标通知

7

土地勘察定界报告

8

国有土地使用证

9

征地包干协议

工程建设许可、备案文件

1

建设工程规划许可证及其文件

2

建设工程规划许可证所附地形图、总平面图

3

建设工程规划许可证所附其他图纸

4

政府有关部门对施工图设计文件的审批意见、有关行政主管部门(人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件、备案文件或取得的有关协议

招投标文件(不含未中标的投标文件)含招标书、投标书、评标记录、中标通知书、合同

1

勘察、设计招投标文件承包合同、中标通知书

2

施工招投标文件、合同、中标通知书

3

监理招投标文件合同、中标通知书

4

设备等其他招投标文件及合同、中标通知书

二、设计阶段

勘察、测绘、设计基础文件

1

工程地质勘察报告

2

水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

3

地形测量成果报告

4

申报的规划设计条件及规划条件通知书

设计文件及设计图

1

建设工程规划设计

2

建设工程规划设计要求审批文件

3

方案设计图纸和说明

4

方案设计各政府部门审批意见

5

初步设计图纸和说明

6

初步设计评审意见

7

施工图及其说明

8

设计说明书及设计计算书

9

建设工程施工设计文件审查通过文件

10

工程投资估算材料

11

工程设计概算材料

12

施工图预算材料      

三、施工阶段

开工审批文件

1

建设工程开工审查表

2

建设工程施工许可证(含掘路许可)

3

工程质量监督手续文件

建筑工程施工文件

(一)

施工组织设计、质量计划文件

1

施工组织设计(方案、质量计划)审批表

2

施工组织设计(方案、质量计划)

(二)

质量管理文件

1

建设工程质量人员从业资格审查表

2

建设工程特殊工种人员上岗审查表

3

工程开工报告

4

工程复工报告

5

工程竣工报告

6

图纸会审设计交底纪要及修改依据汇总表

7

技术核定单及技术核定单汇总表

8

设计变更通知及设计变更通知汇总表

9

技术质量交底记录

10

地基验槽记录

11

水准点、标高测量成果报告(含验收记录及第三方测量记录)

12

建(构)筑物测量复核单

13

建(构)筑物沉降观测成果

14

建(构)筑物沉降观测点、基准点、专用水准点平面位置布置图

15

垂直测量成果表

16

隐蔽工程验收单

17

各类专业工程施工现场质量管理检查记录

18

沉桩工程开工令

19

试打桩记录

20

各类桩施工记录汇总表

21

各类桩施工记录

22

混凝土预制桩、钢管桩、钢筋混凝土预制桩、PHC等桩外观检查记录

23

钻孔灌注桩成孔、钢筋笼制作、吊放等验收记录

24

桩位轴线、标高、偏差汇总表

25

打桩桩位编号、标高、偏差图

26

监测资料

27

工程质量一般事故报告表

28

工程质量重大事故报告表

29

工程质量保修书

30

施工日记

31

其他资料

(三)

质量保证文件

1

各类材料、设备试验报告汇总表

2

各类材料、设备试验报告

3

各类材料、设备质量证明书、复试报告汇总表

4

各类资料、设备资料证明书、复试报告及质量证明书

5

桩身质量检验报告

6

灌注桩成孔测试报告

7

桩基承载能力度试验报告

8

一、二级焊缝无损检测报告

9

生活给水水质检测报告

10

各类检测报告

11

各类设备安装记录

12

各类设备调试记录

(四)

质量验收文件

1

单位(子单位)工程质量竣工验收记录

2

各单位(子单位)工程质量控制资料核查记录

3

各单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

4

各单位(子单位)工程观感质量检查记录

5

分项工程质量验收证明书

6

地基与基础分部(子分部)工程质量验收记录

7

主体结构分部(子分部)工程质量验收记录

8

建筑装饰装修分部(子分部)工程质量验收记录

9

建筑屋面分部(子分部)工程质量验收记录

10

钢结构分部(子分部)工程质量验收记录

11

建筑给水、排水及采暖分部(子分部)工程验收记录

12

建筑电气分部(子分部)工程质量验收记录

13

智能建筑分部(子分部)工程质量验收记录

14

通风与空调分部(子分部)工程质量验收记录

15

电梯分部(子分部)工程质量验收记录

16

建筑节能各子分部工程质量验收记录

17

分项工程质量验收工程记录

18

检验批质量验收记录

19

质检机构签发的质量不合格项目通知(含整改通知、停工单暂缓施工指令)

20

质量整改报告及复查意见

21

各专业工程施工单位工程质量竣工报告(施工质量验收报告)

市政、交通基础设施工程施工文件

(一)

施工组织设计、质量计划文件

1

施工组织设计审批表

2

施工组织设计

(二)

质量管理文件

1

市政工程开工、竣工报告

2

图纸会审记录

3

技术交底记录

4

工程设计变更及汇总表

5

工程洽商记录

6

工程质量事故报告

7

工程质量事故处理记录

8

补救达到要求的认可证明文件

(三)

测量文件

1

交桩书

2

导线点复测记录

3

临界时水准点放样复核记录表

4

工程基准线放样复核记录表

5

工程控制点放样复核记录表

6

测量复核记录

7

高程、沉降观测等记录表

8

各道工序放样记录

9

各道工序放样复核记录

10

土基压实度汇总表

11

道路弯沉值测量记录表

12

碎石、砾石、三渣基层压实密度汇总表

13

沥青混合料压实度、厚度汇总表

14

井内尺寸管底高程竣工测量记录汇总表

15

污水构筑物各主要部分实测高程汇总表

16

隧道圆环轴线位置记录表

17

连续墙垂直度检验汇总表

18

沉井轴线、刃脚平均高程、倾斜率检测表

19

管线工程竣工测绘成果报告

(四)

各工序施工原始记录

1

基坑处理施工记录

2

砼浇注记录

3

桩位总体布置图

4

墩(台)沉入桩记录汇总表

5

墩(台)桩位编号、偏差图

6

打桩记录

7

钻孔桩记录汇总表

8

钻孔桩成孔质量检查记录

9

钻孔桩钻进记录

10

钻孔桩水下混凝土灌注记录

11

结构吊装施工记录

12

箱涵顶进记录

13

预应力钢筋张拉记录表

14

沉井工程下沉记录

15

其他各类施工原始记录及汇总(含施工日记)

(五)

质量保证文件

1

主体结构技术质量试验资料(施工记录类及施工试验报告)

2

各类原材料试验及各种预制件质量资料、合格证明及汇总表

3

工程总体质量综合试验资料(使用功能试验记录)

(六)

工程质量评定文件

1

单位工程、部位、工序工程划分表

2

单位工程质量评定表

3

各道工序质量评定表

4

各道工序隐蔽工程验收记录

5

关键工序验收证明汇总表

6

关键工序质量验收记录

7

市政工程质量保证资料评分表

8

外观项目评分表

9

实测项目检查评分表(实测抽查记录)

10

单位工程质量综合评分表

11

市政工程预验收文件

12

单位(子单位)工程竣工质量验收记录

13

分部(子分部)工程质量验收记录

14

分项工程质量验收记录

15

检验批施工质量验收记录

监理文件

1

监理规划

2

监理实施细则

3

监理部总控制计划等

4

监理月报中的有关质量问题

5

监理会议纪要中的有关质量问题

6

工程开工、复工审批表

7

施工组织设计(方案)报审表

8

分包单位资格报审表

9

分包单位资质材料

10

成品、半成品供货单位资格报审表

11

供货单位资质材料

12

各类报验申请表

13

监理测量复核记录

14

工程款支付申请表

15

监理工程师通知回复单

16

工程临时延期回复单

17

费用索赔申请表

18

工程材料、构配件、设备报审表

19

工程竣工报验单

20

有关进度、质量、造价控制的监理工程师通知单

21

工程暂停令

22

质量事故报告及处理意见

23

工程临时延期审批表

24

工程最终延期审批表

25

费用索赔审批表

26

预付款报审与支付

27

月付款报审与支付

28

监理工作联系单

29

工程变更单

30

设计变更、洽商费用报审与签认

31

工程竣工决算审核意见书

32

合同争议、违约报告及处理意见

33

合同变更材料

34

市政工程质量监督记录

35

市政工程各工序质量验收证明汇总表

36

市政工程各工序质量验收证明书

37

工程项目施工阶段质量评估(价)报告

38

监理工作专题总结

39

监理工作月报总结、月报

40

监理工作工程竣工总结

科研文件

1

开题报告、任务书、批准书

2

协议书、委托书、合同

3

研究方案、计划、调查研究报告

4

科研试验文件

5

阶段报告、科研报告、技术鉴定

6

成果申报、鉴定、审批及推广应用文件

7

重要课题研究报告

设备文件

1

设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明

2

设备、材料装箱单、开箱记录、检验检测记录

3

设备图纸、使用说明书、零部件目录

4

设备测绘、验收记录及索赔文件

5

设备安装调试、测定数据、性能鉴定

四、竣工阶段

竣工图

(一)

建筑工程竣工图

1

总体竣工图

设计总说明书

总平面布置图

室外给排水、燃气、电力、电讯等专业管线图及综合管线图

室外建筑小品、道路、园林绿化等竣工图

2

专业竣工图

建筑竣工图

结构竣工图

电气工程(智能化工程)竣工图

给排水工程(消防工程)竣工图

采暖通风空调工程竣工图

燃气工程竣工图

装修(装饰)工程竣工图

(二)

市政、交通基础设施工程竣工图

1

道路工程

2

桥梁工程

3

广场工程

4

隧道工程

5

铁路、公路、航空、水运等交通工程

6

轨道交通工程

7

地下人防工程

8

水利防灾工程

9

排水工程

10

供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程

11

高压架空输电线工程

12

污水处理、垃圾处理处置工程

13

场、厂、站工程

竣工文件

1

建设工程竣工备案表(建设工程竣工验收备案证书)

2

建设工程竣工验收报告

3

勘察单位工程质量检查报告(合格证明书)

4

设计单位工程质量检查报告(合格证明书)

5

施工单位工程质量检查报告(合格证明书)

6

监理单位工程质量检查报告(合格证明书)

7

上海市建设工程竣工验收备案质量终身责任人登记文件

8

上海市建设工程竣工规划验收合格证明(含竣工验收测量成果)

9

上海市房地产权证(含房屋土地测绘技术报告书)

10

各专业竣工验收鉴定证书(包括:档案、消防、环保、卫生防疫、环卫、劳动保护、电梯等专业)及竣工验收文件

11

地名使用批准书、通知、决定书

12

编订(变更)门弄(楼)号牌通知

13

工程决算(汇总表报送城建档案管理机构)

14

交付使用财产总表和财产明细表

15

审价报告(汇总表报送城建档案管理机构)

三  声像档案


1

工程照片

2

录像

3

录音