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嘉定区工业企业档案分类试行方案

日期:2017-01-26

 

为强化企业档案的业务管理和整体建设,提高科学化、现代化管理水平,使企业档案更好地服务于企业的经营、发展和技术进步。根据国家档案局《工业企业档案分类试行规则》、《上海市档案局(工业企业档案分类试行规则)暂行细则》的精神,结合我区工业企业档案的实际情况,特制定本方案。

一、本方案规定了工业企业档案的分类原则、分类方法、类目设置和编号方法及其归档基本范围。

二、本方案适用于本区国营、城乡集体工业企业档案的分类、组卷、排列、编号。中央驻本区企业、中外合资合作经营企业和非工业企业可参照执行。

三、工业企业档案分类原则是以企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间有机联系,便于科学管理与有效利用。

四、工业企业档案一级类目设置

(一)规模较大的工业企业档案分类可设置十个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

(二)规模较小的工业企业档案分类可合并减少至四个一级类目,即企业管理类、企业科技类、企业会计类、企业职工档案类。

五、工业企业档案二级及二级以下类目的设置

 (一)规模较大的工业企业

1、党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类四个一级类目可按职能分工设定二级类目,即:同一机构或不同机构工作中形成的档案,按其所履行的管理职能分别设置若干二级类目。大型企业,因工作内容丰富,可增设二级类目,例增设房地产经营类、股票债券发行类等二级类目。二级以下一般不设置三级类目。

2、产品类、设备仪器类的二级及二级以下类目,按产品和设备种类或型号设置。

3、科学技术研究类的二级及二级以下类目,按课题性质或课题设置。

4、基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或工程项目设置。

5、会计类的二级类目按凭证、帐簿、报表、工资单,其它设置。

6、干部职工档案类的二级类目按干部、工人、离退休职工、死亡职工档案分别设置。干部档案类目设置按《干部档案工作条例》有关规定执行。

(二)规模较小,每年形成档案数量少的工业企业

1、企业管理类:可设置党群工作、行政管理、生产技术经营管理等二级类目,不设置三级类目,直接按问题组卷。

2、企业科技类可设置产品、基建、设备等二级类目。二级以下可按产品设备种类、型号、工程性质或建筑项目设置三级类目。

3、企业会计档案类可设置凭证、帐簿、报表、工资单、其它等二级类目, 一般可不设置三级类目。

4、职工档案只设一级类目,不设二级类目。

六、企业档案案卷排列、编号、分类类目标识的基本方法:

(一)、规模较大的工业企业:

1、排列、编号的基本方法

(1)、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四类档案案卷,可采用大类分年度法排列。在各个大类内首先按年度顺序排列,在每一年度内分别按属类顺序排列,案卷顺序号在属类下顺序编制。同属类内档案的排列,永久、长期保管的档案应居前,短期档案留后;为保持档案的有机联系,永久、长期档案在排列时,可前后交叉。在分类号中应标出年度特征,但这不作为企业档案分类类目内容,只作为案卷排列实用标记。具体标注位置可位于各级类目代号之后,并用间隔号“·”将年度号与类目代号隔开。

如:九二年党群工作类组织工作,为0·2·1992一X。

(2)产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器档案案卷,依照分类结果进行排列。

 (3)会计档案案卷按大类、属类、年度排列,即会计档案大类内分别按凭证、帐簿、报表、工资单等属类顺序排列,每个属类内的档案案卷再分别按年度顺序排列,编流水顺序号。

(4)干部职工档案案卷,一般可按大类、属类和姓氏笔划排列。

(5)档案的类目符号统一采用阿拉伯数字。

一级类目用“十进位”编号制,即从0到9顺序标识;二级及二级以下类目用自然数编号标识,即从1开始,按顺序标识。

企业档案分类号中的类目之间,采用小黑点“·”断开。分类号与案卷号之间采用横杠“—”连接。

(6)企业各类档案编号统一采用隶属编号法,下位类代号须从属于上位类。

(7)档案的保管期限不在分类类目中反映,而是在档案案卷脊背“档号”栏的上方采用阿拉伯数字标记,永久用“1”标记,长期(含会计档案25年)用“2”标记,短期(含会计档案15年及以下)用“3”标记。

2、分类类目标识的基本方法 (以1992年为例)

规模较大的工业企业档案分类类目标识基本方法如下

       0、党群工作类        0·X·1992—X

       1、行政管理类       1·X·1992—X

       2、经营管理类        2·X·1992—X

       3、生产技术管理类   

 

2-1

 

 

 

2-2

 

 

 

 

 

 

图形1

 

(二)规模较小的工业企业

1、排列、编号的基本方法(参照规模较大的工业企业)

2、分类类目标识的基本方法

本区规模较小的工业企业分类类目标识的基本方法如下:

 

 

2-3

 

七、企业档案案卷封面填写的基本方法

 (一)规模较大的工业企业档案中党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类以及会计档案类、干部职工档案类应在案卷封面上填写二级类目名称,例一级类目党群工作类、二级类目党务工作类、即应在封面上标出"党务工作类"字样。不设二级类目的,可直接填写一级类目名称。产品类、设备仪器类、科学技术研究类、基本建设等四类案卷应在封面上填写一级类目的名称。

(二)规模较小的工业企业档案的案卷封面应全部填写二级类目名称。不设二级类目的,可直接填写一级类目的名称。

在档案封面和案卷脊背上的“档号”栏内都应填上分类号和案卷顺序号,即填上档号。

八、声像、照片等特殊载体档案因与纸质档案有着不可分割的历史联系,故可视其内容归入规定相应的类目中,不再另行设类并与纸质档案合并编连续顺序号。但由于其保管要求与纸质档案不同,故可分库保管,并编制保管目录与档号的对照表。

九、企业档案组卷工作,应执行国家标准和有关要求,统一采用规定的标准卷盒、卷夹和表式以及会计档案用凭证盒、帐册报表盒等。并有“上海市档案局监制”或“嘉定区档案局监制”标记。(页号统一编写在正面右下角,反面左下角。)

十、本细则适用于一九九二年一月一日起形成的企业档案的分类组卷,这之前形成档案除必须拆卷归入九二年度档案等特殊原因外,可维持原状。

十一、各企业可根据本企业档案形成特点和内容,编制本单位的分类方案,归档范围及其编目、编号方法。

十二、本方案由上海市嘉定区档案局负责解释。